Съдържание:

• Документооборот и Бизнес-процеси
• Документооборот
• Бизнес-процеси
• Типови бизнес-процеси
• Създаване на бизнес-процеси
• Изпълнение на бизнес-процеса

Документооборот и Бизнес-процеси

В състава на "Битрикс Интранет Портал" (БИП) в различните му редакции влизат два модула, осигуряващи колективна работа с документите в рамките на този продукт:

• Модул Документооборот е предназначен за организиране на последователна обработка на статични страници, а също така на динамичната съставляваща на сайта. Влиза във всички.
• Модул Бизнес-процеси е предназначен за организация както на последователна обработка на елементи от инфоблоковете (отделен линеен процес с ограничение по време), така и за създаване на статусни схеми на сложни статусни процеси с неопределен период на действия. Влиза във вида Типови процеси в младшите редакции и в пълен обем на функционала в старшата редакция на "Битрикс Интранет Портал - Бизнес-процеси".

Избора на типа документооборот за един или друг вид документи трябва да се осъществява организационно от ръководителя, технически това се извършва от администратора на портала.

Документооборот

Модула Документооборот обслужва линейни схеми на работа с документите. Принципа на работа е: преместване на документа по статуси в зависимост от построената схема на работа.

Първоначално в дистрибутива на Интранет портала са предвидени само три статуса, достатъчни за най-простата схема за документооборот. За създаване на реална схема на документооборота, действаща в конкретен проект трябва добавяне на нови статуси. Статуси може да създава само администратора на портала, или сътрудници, имащи съответните права за достъп до управлението на портала.

Модула Документооборот позволява да се назначават сътрудници, отговарящи за преминаване на документа в/от статус в статус, и да се назначават сътрудници, имащи права за редактиране на документа в един или друг статус. Също така се осигурява съхранение на копия на документите в зависимост от настройките на този модул. Настройката може да се извършва само от администратор на портала.

Бизнес-процеси

Модула Бизнес-процеси е инструмент за даване, изпълняване и управление на реда на обработка на информация. Това е много по-функционален инструмент, от модула Документооборот.

Бизнес-процес - е процес на обработка на информация (документи) по предварително зададена схема. В схемата на бизнес-процеса могат да се дават:

• една или няколко точки за вход и изход;
• последователност на действия (стъпки, етапи, функции), извършвани в определен ред и при определени условия.

Процесите на оборота на информация в реалната предметна дейност могат да са най-различни. Публикацията на документа може да изисква най-различен ред от действия, задаване на различни условия за изпълнение, уведомявания на сътрудници и така нататък.

Модула Бизнес-процеси има универсален механизъм за създаване и редактиране на бизнес-процеси, достъпен за сътрудници - не за програмисти. Но трябва да се разбира, че създаването на схема на бизнес-процеса изисква определено аналитично мислене и детайлно познание на реалния процес, действащ във фирмата.

Този универсален механизъм е реализиран чрез визуално програмиране по технология drag&drop (вземи и носи), понятен и известен на всеки ползващ компютър. Шаблона на бизнес процесите се създава в особен визуален конструктор. Модула Бизнес-процеси позволява на сътрудника да зададе нужната поредност за преминаване на документа, да покаже специфичните потребности на тази поредност с помощта на прости графични схеми.

Порядъка на следване на информацията във фирмата се задава с помощта на шаблона на бизнес-процеса, който се конструира от ред действия. Действие може да бъде всичко, което е нужно: от създаване на документа до изпращане по електронна поща или обновяване на ред в базата данни и така нататък.

В дистрибутива са заложени ред вградени действия и типови бизнес-процеси, които могат да бъдат използвани за извършване на работи с общо назначение. Такива действия има няколко десетки, типови процеси - няколко екземпляра.

С помощта на модула Бизнес-процеси могат да се опишат два способа за обработка на документи:

• последователен бизнес-процес - действията се изпълняват едно след друго от точката на входа до точката на изхода;
• бизнес-процес със статуси - начало и край няма, в процеса на работа става преход от едно състояние в друго, може да бъде завършен във всяка точка.

Последователен процес

Последователната схема удобно се прилага за процеси имащи определен ограничен жизнен цикъл. (Например, създаване на текстов документ и неговото утвърждаване). Примерната схема на такъв процес се състои от няколко действия от различен тип между началната и крайната точка на процеса.

Процес със статуси

Процеса със статуси удобен за бизнес-процеси, нямащи определена времева схема, които могат да се повтарят и връщат от едно състояние в друго според производствената необходимост. (Например, постоянно обновяване на техническа документация на произвежданата продукция.) Статуси - това не е просто отметка за нивото на готовност на документа, те позволяват да се облекчи описанието на цикличността на реалния процес със средствата на модула Бизнес-процеси.

Създаването на такъв шаблон е по-сложно, от създаването на последователния шаблон, затова пък дава много широки възможности за автоматизация на обработката на информация. Примерната схема на такъв процес се състои от няколко статуса, включващи в себе си определени действия и условия за смяна на статуса.

Всяко действие вътре в статуса, като правило, е собствен краен последователен процес, който се планира в съответствие с работата над информацията в този статус.

Типови бизнес-процеси

Типовите бизнес-процеси са включени в състава на младшите редакции на: «Битрикс Интранет Портал: Офис» и «Битрикс Интранет Портал - Екстранет» като непроменяеми процеси. Те могат да се настройват за работа с нужните сътрудници, но не може да им се променя схемата на преминаване на документа. В редакция «Битрикс Интранет Портал – Бизнес процеси» присъства визуален конструктор, който позволява да се променят типовите бизнес процеси и да се създават собствени.

Последователен процес «Просто утвърждаване/съгласуване»

Препоръчва се за ситуация, когато се изисква приемане на решения с просто болшинство на гласове.

Последователен процес «Утвърждаване от първи глас»

Препоръчва се за ситуации, когато е достатъчно едно експертно мнение от някаква група.

Процес със статуси «Утвърждаване на документ със статуси»

Препоръчва се за ситуации, когато се изисква общо съгласие по приеманото решение.

Последователен процес «Двуетапно утвърждаване»

Препоръчва се за ситуации на утвърждаване на документ с предварителна експертна оценка.

Последователен процес «Експертна оценка»

Препоръчва се за ситуации, когато за приемане на решение по документа за лицето вземащо решението е нужна експертна оценка по документа.

Последователен процес «Запознаване с документа»

Предназначен е за ситуации, когато група сътрудници трябва да се запознаят с някакъв документ.

Списъка на всички бизнес-процеси, отнасящи се към дадения тип документи (както създадени от сътрудници, така и Типови) е достъпен чрез натискане на бутон . Чрез натискане на този бутон се отваря страницата Шаблони на бизнес-процеси.

На тази страница може да се изменят съществуващите и да се създадат нови бизнес-процеси

Създаване на бизнес-процеси

Създаването и редактирането на бизнес-процеса става в специален визуален конструктор, който присъства само в редакция «Битрикс Интранет Портал – Бизнес-процеси».

При създаване на процеса се избира типа на създавания процес – последователен или със статус. От това зависи вида на визуалния конструктор. Избора на типа става от контекстния панел на страница Шаблони на бизнес-процеси.

Първата крачка при създаване на процеса ще  е задаване на неговите параметри. Параметрите на процеса – са тези данни, които могат да се ползват във всяка команда или действие. Втората стъпка е самото създаване и настройката на процеса.

Създаване на процес със статуси

При създаване на процес със статуси в началото се създават нужните статуси и се настройват техните параметри. След това се задават командите (те биват различни типове) за дадения статус. Всяка отделна команда – е отделен последователен процес.

Създаване на последователен процес

При създаване на последователен процес във визуалния конструктор става достъпен списък с действия, които могат да се добавят и променят.

Добавянето на действия във визуалния конструктор става с помощта на всеизвестната и понятна технология drag&drop (вземи и постави) с последваща настройка на параметрите. Диалога за настройка на параметрите на всяко действие ще има свой вид, в зависимост от типа на действието.

Изпълняване на бизнес-процеса

Стартирането на процеса за изпълнение е възможно както ръчно, така и автоматично, в зависимост от неговите настройки. Способа за стартиране на процеса не влияе на неговото изпълнение. Процеса може да има няколко екземпляра, всеки от които работи независимо от другите.

За пускане на бизнес процеса за някакъв документ в колонката на действия за нужния документ трябва да се избере Нов бизнес процес, от отварящия се списък да се избере нужния бизнес-процес.

След това в отворената форма трябва да се попълнят полетата. (За всеки тип процес ще бъдат различни.) И да се натисне бутона Стартирай

Ако в бизнес-процеса е предвидено уведомяване, то сътрудника ще го получи, когато хода на бизнес-процеса достигне до операция, където този сътрудник участват. За преглед и изпълняване на задачата е необходимо да отидете на вложка Бизнес-процеси на личната страница.